Oleh : E. Nurhalim
Betapa pentingnya pelayanan (service), sehingga orang (kita) kadang-kadang langsung mengambil kesimpulan bahwa seseorang atau lembaga tertentu adalah baik jika awal yang didapat dari pelayanan tersebut adalah baik, begitu juga sebaliknya kesan yang didapat ketika seseorang baru saja masuk melalui pintu depan disuguhi dengan suasana yang kurang bersahaja akan langsung berseloroh, “lho kok begini…..” sehingga kesan yang terbangun adalah kekecewaan.
Pencitraan sebuah organisasi/lembaga, baik lembaga pemerintah maupun swasta adalah salahsatu aspek penting yang harus dikedepankan, hal ini salahsatunya adalah aspek pelayanan, mulai dari pelayanan terkecil, misal menyapa, sampai kepada pelayanan tentang kepentingan sesorang mengenai kebutuhan akan informasi, petunjuk kerja dan sebagainya.
Ketika kita masuk kesebuah tempat, baik itu kantor pemerintah (lembaga), bank, supermarket, rumah sakit dan tempat lain, kita akan mendapatkan suguhan pelayanan yang membuat kita nyaman dan juga tidak nyaman, hal ini akan menunjukan kepada kita bagaimana komunikasi yang dilakukan oleh seseorang terhadap costumer sehingga kita yang berkepentingan merasa diperlakukan penting dan diperhatikan.
MENGELOLA INFORMASI
Salah satu aspek pelayanan prima yang harus diberikan adalah, transparansi informasi, menyampaikan informasi yang sifatnya hak public dengan cara menempel/mengumumkan di papan pengumuman sesuai dengan petunjuk teknis yang telah ditetapkan, jangan sampai sesuatu yang seharusnya disampaikan ternyata tersimpan disebuah laci lemari dan akan diberitahukan jika seseorang tersebut bertanya tentang hal tersebut itupun kalau orang yang bersangkutan bertemu, tetapi jika si pegawai tersebut sedang tidak ada ditempat, maka si pelanggan diharuskan menunggu atau datang kembali dilain waktu/hari. Sebenarnya hal ini yang akan membuat seseorang (costumer) merasa haknya tidak diberikan dan akan berusaha mencari sumber informasi lain yang berpotensi miss informative.
Mengenai informasi-informasi tertentu yang bersifat terbatas, seharusnya sebuah lembaga menunjuk bidang/seksi/seseorang sebagai juru bicara yang bertugas mengkomunikasikan kepada yang berkepentingan sehingga tidak terjadi diskomunikasi yang akan menimbulkan disharmonisasi baik di dalam maupun di luar lembaga. Hal ini akan terasa penting sebab berhubungan dengan pencitraan sebuah lenbaga tersebut.
Komunikasi yang efektif adalah bagaimana pesan (massage) yang dikemas tersampaikan atau dapat diterima dengan baik dan tepat sasaran melalui bahasa yang sederhana, lugas dan tidak multi tafsir sehingga tidak menimbulkan keragaman pemahaman. Berhasil atau tidaknya sebuah tujuan lembaga salahsatunya adalah bagaimana mengkomunkasikan informasi agar tidak terjadi konflik informasi.
Tujuan baik harus dikomunikasikan dengan baik pula, kesalahan mengkomunikasikan informasi akan berakibat fatal terhadap tujuan organisasi/lembaga. Begitu juga dengan menutup-nutupi informasi jauh lebih fatal akibatnya, sebab hal ini akan menimbulkan gejolak yang emosional dan tidak terkendali. Untuk mengatasi hal ini adalah seorang pimpinan lembaga/organisasi harus mampu mengendalikan informasi(issue) yang berkembang melalui klarifikasi, counter issue bahkan somasi. Tetapi hal ini biasanya hanya bisa meredam saja, bukan menetralisir sebab informasi itu menggelinding seperti bola liar yang semakin hari semakin besar.
BUDAYA PROFESIONAL
Secara sederhana professional dapat diartikan menguasai dan memahami pekerjaannya, hal ini menjadi penting karena akan berkaitan dengan hasil pekerjaan. Ada pendapat kolot yang mengatakan bahwa karir PNS itu tidak ditentukan oleh pintar atau tidaknya dan berprestasi atau tidaknya siPNS, tetapi ditentukan oleh lama atau tidaknya masa kerja PNS tersebut, karena jabatan-jabatan untuk PNS ditentukan oleh pangkat dan golongan serta lama masa kerja bukan oleh prestasi kerja. Tentu saja hal tersebut sudah tidak relevan lagi sekarang.
Salahsatu indicator professional dalam pelayanan adalah bagaimana si pelayan mampu memberikan rasa puas si pelanggan, artinya seorang staf baik itu resepsionis, staf administrasi, dan semua pegawai yang selalu berhubungan dengan aspek pelayanan harus mampu menyuguhkan segala hal yang dibutuhkan oleh pelanggan, terutama informasi mengenai hubungan pekerjaan antara sipelayan dan sipelanggan.
Budaya kerja professional adalah wujud dari hasil kerja yang sesuai dengan tata laksana dan peraturan (TUPOKSI) sehingga tidak terjadi tumpang tindih pekerjaan dan pertanggungjawaban antara siapa dan apa pekerjaannya, semua staf dan pegawai akan bekerja sesuai dengan tugas dan beban tanggungjawab serta waktu yang telah ditentukan, sehingga tidak terjadi pemborosan energy dan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut. Budaya kerja professional berarti hasil kerja yang dapat diukur dengan beberapa indicator, yakni hasil yang maksimal, murah, tepat waktu, efesien, transparan, dan akuntabel.
DATA BASE DAN KEARSIPAN.
Data adalah kumpulan angka-angka yang apabila dikemas akan menjadi sebuah informasi atau berita, data yang benar akan menghasilkan informasi yang benar, jadi data adalah sesuatu yang sangat penting untuk menunjang keberhasilan pekerjaan seseorang/lembaga/organisasi. Oleh karena itu siapapun akan selalu bergantung pada data atau informasi yang ada untuk menyelesaikan tugasnya.
Sebuah organisasi/lembaga seharusnya mempunyai bidang/seksi yang khusus bertanggungjawab mengurus data dan informasi yang berkaitan dengan urusan organisasi/lembaga tersebut. Tugas bidang atau seksi tersebut adalah menginput, mengup date dan mensupply data dan informasi kepada bidang/seksi yang berkaitan, agar tidak terjadi dualisme data yang dapat menimbulkan keraguan akurasi data tersebut. Khusus berkaitan data dan informasi karyawan atau pegawai harus disajikan dengan lengkap mulai dari awal bekerja, mutasi, tempat tugas, gaji, tunjangan, tanggungan keluarga, pangkat/gol/ruang terakhir, periode kenaikan pangkat/golongan,sampai kepada pensiun, hal ini untuk memudahkan dan mempercepat proses pekerjaan sehingga tidak perlu lagi terjadi penumpukan atau penundaan pekerjaan yang disebabkan oleh pendataan dan pemberkasan yang berulang-ulang. Beda halnya dengan data kehadiran/absensi yang harus dikelola tiap hari.
Untuk menunjang keberhasilan proses pekerjaan tersebut, tentunya harus ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai, salahsatunya melalui modernisasi organisasi, yakni penyedian fasilitas komputerisasi, yang dilengkapi dengan fasilitas jaringan, baik itu internet atau LAN (Local Area Network), web site, dan layanan surat elektronik (e-mail), serta sumber daya manusia yang professional.
REWARD AND PUNISHMENTS
Untuk meningkatkan kinerja karyawan/pegawai, guna menghasilkan pelayanan prima, maka tugas atasan adalah memberikan petunjuk/arahan, supervisi dan mengevaluasi/mengkontrol hasil kerja karyawan/pegawai secara berkala dengan jujur, arif dan bijaksana.
Salah satu fungsi evaluasi adalah untuk mengetahui atau menilai sejauhmana kinerja seorang karyawan/pegawai terhadap pencapaian indicator yang telah ditetapkan, hal ini bermanfaat dan membiasakan karyawan/pegawai bekerja sesuai dengan rencana yang te;ah ditentukan, upaya ini bisa dilakukan seminggu satu kali baik melalui pertemuan terbatas dalam satu bidang ataupun pertemuan antar bidang dengan agenda melaporkan perkembangan kegiatan dan merencanakan kegiatan.
Untuk meningkatkan budaya disiplin kerja, seorang pemimpin harus berani mengambil keputusan dengan tegas dan tepat. Berkaitan dengan hasil kinerja karyawan/pegawai pimpinan harus juga bisa mengakui dan menghargai proses kerja serta hasil yang dicapai, agar semangat keryawan/pekerja tetap terpelihara, begitu juga dengan proses dan hasil yang belum maksimal pemimpin harus berani memberikan teguran guna tercapainya tujuan lembaga/organisasi. Allahu a’lamu bissawab.
Sumber : http://bang-halim.blogspot.com/
Penulis adalah Sekretaris Umum Majelis Daerah KAHMI Pandeglang
.jpg)
